A ndiheni ndonjëherë sikur po vloni nga zemërimi kur dërgoni një e-mail apo kur i lini një mesazh zanor dikujt? Ju dergoni kërkesën tuaj, më pas uleni në tryezën tuaj me gishtat e kryqëzuar, duke shpresuar për një përgjigje në kohë. Pavarësisht nga shkaku i vonesës, këtu janë disa këshilla për t’i kushtuar vëmendje atyre që reagojnë ngadalë.
Bëni lidhjen.
Para së gjithash, kur lidheni me një person tjetër, duhet t’i jepni atij një arsye që të dëshirojë t’ju ndihmojë. Filloni duke shmangur gabimet që shkëputin menjëherë marrësin. Shkrimi i gabuar i emrit të tij ose të saj është shembulli më i zakonshëm. Gjithashtu, përpiquni që mesazhi juaj të mos tingëllojë si një fushatë shitjeje (për shembull, “Unë do të doja të flisja me ju për produktin tonë …”), askush nuk dëshiron të merret me këtë.
Ju gjithashtu mund t’i tërheqni njerëzit duke prekur personalitetin e tyre. Për shembull, dikush që ka ego ka të ngjarë t’i përgjigjet më së miri një thirrje që fillon duke treguar se sa i rëndësishëm është ai ose ajo (p.sh., “Unë e kuptoj rëndësinë e kohës suaj, prandaj sugjeroj që të marrim një telefonatë 10-minutëshe për të diskutuar rastin studimor.”).
Bëni përgjigjet sa më të lehta.
Edhe nëse personi që po kontaktoni është i interesuar t’iu ndihmojë, dikush që është i zënë nuk do të ketë kohë për të hequr qafe një e-mail të ndërlikuar, apo për të dëgjuar një postë zanore të gjatë dhe të zhurmshme. Pra, sigurohuni që të thjeshtoni mesazhin tuaj dhe t’ia bëni të lehtë përgjigjen marrësit.
Për këtë mund të përdorni taktikat e mëposhtme:
Dilni drejtë në temë.
Mos shpenzoni shumë kohë në mesazhin tuaj me informacione ose gjëra të këndshme jo relevante. Jini të sjellshëm dhe kaloni drejtë në temë.
Qartësoni detyrat dhe afatet.
Me disa projekte dhe klientë, arrihet sukses duke thënë: “Ju lutemi jepni komente deri të premten. Në atë kohë, unë do të përditësoj dhe ia dërgoj këtë dokument pjesës tjetër të ekipit për shqyrtim.” Është një mënyrë e mirë për të nënkuptuar: “Nëse nuk e arrini në kohë, ju e keni humbur fjalën tuaj për këtë çështje.”
Jepni një rekomandim.
Nëse jeni duke kërkuar për një përgjigje për një pyetje ose një zgjidhje për një çështje, gjithmonë jepni disa opsione të ndryshme dhe rekomandimin tuaj. Duke bërë këtë, personi me të cilin po kontaktoni duhet ta mendojë më pak dhe mund të përgjigjet me një “Po, rekomandimi juaj është mirë” ose “Le të shkojmë me opsionin #1”.
Ndiqni me zgjuarsi.
Pas e-mailit tuaj fillestar, caktoni kohën e një vazhdimi të shpejtë që ka kuptim sipas afatit tuaj. Ky e-mail duhet të përfshijë e-mailin tuaj origjinal me një fjali të shkurtër në krye që i kujton kontaktit tuaj kërkesën dhe afatin fillestar. Gjithashtu, sigurohuni që të ribashkoni çdo material të kërkuar.
Një e-mail i dytë dhe ende nuk po merrni përgjigje? Koha për një telefonatë. (Prisni të paktën 24 orë pas dërgimit të e-mail-it vijues, përveçse nëse keni nevojë absolutisht për diçka më shpejt.) Qoftë nëse e merrni personin në telefon ose i lini një postë zanore, jini të shkurtër. Kujtojini atij ose asaj e-mailin origjinal, kush jeni dhe çfarë ju nevojitet. themuse
