Një tabelë e veçantë, Kanban
Kanban, një fjalë japoneze që do të thotë “etiketë”, është një metodë e organizimit të punës, pjesë e familjes së metodave “Agile” (të shkathëta). Punoni në mënyrë që të tregoni veprimtaritë teksa zhvillohen, duke përdorur një tabelë (dërrasë të zezë) të organizuar në kolona. Kolona e parë përmban aktivitetet për t’u bërë (To do) e dyta ato të filluara (In progress) e treta ato të përfunduara (Done).
Çdo aktivitet përshkruhet shkurtimisht në një postim dhe afishohet në kolonën e parë. Çdo postim do të zhvendoset nga kolona në kolonë bazuar në progresin e aktivitetit. Bordi i Kanban ka avantazhin e madh të vizualizimit të situatës dhe prandaj ju lejon të kuptoni me një vështrim të shpejtë se si po shkojnë aktivitetet, për shembull nëse shumë janë në proces.
Ngjyra e postimit që shënon mund t’ju ndihmojë të renditni përparësitë e gjërave për t’i bërë, ose t’i organizoni ato sipas projektit, duke ndihmuar më tej lexueshmërinë e informacionit.
Sistemi i matricës
Ky organizim i thjeshtë i veprimtarive buron nga matrica e famshme e kuadrantit të Eisenhower. Bazuar në rëndësinë dhe urgjencën, krijohen 4 kuadrantë. Të rëndësishëm dhe urgjent. Të rëndësishëm dhe jo urgjent. Të parëndësishëm dhe urgjent. Të parëndësishëm dhe jo urgjent.
Sigurisht, për gjërat e parëndësishme dhe jo urgjente do të kujdesemi kur nuk keni ndonjë gjë më të mirë për të bërë, por është thelbësore të siguroheni që gjërat e rëndësishme të mos bëhen kurrë urgjente, sepse kjo do të nënkuptojë se i kemi adresuar vonë.
GTD: Metoda Gettings Things Done e David Allen
Metoda bazohet në “nxjerrjen nga koka juaj” të gjitha gjërat që dini që duhet të bëni në momentin që ju vijnë në mendje. Vendosni me kujdes në listat e rregullta.
Veprimtari të tilla si caktimi i një vizite te dentisti, blerja dhuratë për ditëlindjen e një kolegu, plotësimi i raportit për shefin në kohë, të kujtoheni që të mos bëni plane natën që vajza juaj ka një ese për piano, nuk do të bëjnë ” zhurma në sfond “. Kjo do të zvogëlojë ndjenjën e stresit dhe përqendrimin e dobët.
Si të krijoni një listë të përsosur
Këto janë gjërat që duhet të bëni për të pasur një listë të gjërave që mund t’ju ndihmojnë të organizoni në mënyrë të përsosur orarin tuaj:
- Izoloni aktivitetet e së tashmes nga ato të së ardhmes.
- Përcaktoni përse-të; cili është rezultati që dëshironi të merrni nga përfundimi i asaj veprimtarie?
- Copëzoje aktivitetin në detyra më të vogla. Kujtoni thënien: “si hahet një elefant? Kafshatë pas kafshate”!
- Caktoni një datë përfundimi për secilën detyrë. Duhet të jetë realiste, e pamundura gjeneron vetëm zhgënjim.
- Kufizoni numrin e aktiviteteve në zhvillim.
- Kategorizoni aktivitetet sipas projektit ose sipas llojit.
- Pastroni listën e aktiviteteve të panevojshme.
- Dëshirat nuk mund të jenë në listë.
- Vlerësoni secilën veprimtari.
- Bëjeni secilën detyrë emocionale të rëndësishme duke përdorur një folje: “Torta e ditëlindjes së Paolës” është shumë më pak e fuqishme se “Bli tortën e ditëlindjes së Paolës”;
- Shënoni cilat aktivitete duhet të kryejnë njerëzit e tjerë.
Mirëmbajtja e sistemit
Si çdo sistem, lista duhet të mbahet efikase me kalimin e kohës, duke i dhënë asaj kujdesin e nevojshëm. Shumë i dobishëm, rishikimi javor ju lejon të kontrolloni nëse disa përparësi janë ende të vlefshme, nëse do të futen projekte të reja, nëse të tjerët janë të paketuar në mënyrë të saktë në detyra, nëse afatet janë aktuale.
Pasi të keni krijuar sistemin tuaj, të përshtatur me mënyrën tuaj të punës dhe karakterin tuaj, është e rëndësishme të jeni të qëndrueshëm. Të provosh gjëra të reja është gjithmonë e dobishme, por të provoni diçka të re nuk duhet t’ju pengojë ta mbani efikas sistemin që po përdorni.
Çfarë mund të kujtojmë nga ky libër?
Bërja e listave është dukshëm vetëm një sistem i thjeshtë. Për të punuar ju duhet saktësi dhe qëndrueshmëri. Rregullat duhet të respektohen dhe aktivitetet duhet të plotësohen nga informacione të tilla si data e përfndimit dhe qëllimi.
Një ndryshueshmëri e tepruar e objekteve që përmbahen në listë rrit nivelin e stresit dhe e bën atë më pak efikas. Si çdo sistem, ai kërkon mirëmbajtje.
Lista duhet të riorganizohet dhe kontrollohet një herë në javë. Hedhja nga një metodë në tjetrën nuk është funksionale. Pasi të keni identifikuar metodën tuaj, është mirë të jeni i qëndrueshëm.
Sapo keni mësuar idetë kryesore të librit “To-Do List Formula’’.
