Metoda e Planifikimit horizontal
Ky lloj organizimi i aktiviteteve bazohet në vëmendjen “horizontale”, do t’ju shërbejë në pjesën më të madhe të situatave dhe do t’ia arrini duke ndërmarrë 5 hapa:
- Identifikoni të gjitha gjërat që kërkojnë vëmendjen tuaj
- Sqaroni rëndësinë dhe kuptoni se çfarë të bëni me të
- Organizoni rezultatet
- Reflektoni mbi të gjitha opsionet e mundshme
- Veproni
Filloni duke pyetur veten: “Kur kam nevojë të mendoj për këtë gjë dhe në çfarë forme, në mënyrë që të mos mendoj më për të?”,
Mos harroni të ndërtoni një sistem në mënyrë që të jetë funksional, jo thjesht për ta pasur. Sa më shumë plotëson nevojat tuaja, mënyrën tuaj të të qenurit, aq më lehtë do ta keni ta bëni atë pjesë të mënyrës suaj të jetesës dhe punës.
Mjetet që ju duhen për të “zbuluar” janë disa kontejnerë ku mund të grumbulloni gjërat që ju vijnë në mendje dhe informacioet që ju vijnë nga jashtë. Mund të zgjidhni të përdorni kontejnerë fizikë, të përdorni letër ose audio, email ose mesazhe me tekst.
Gjëja thelbësore është që të gjitha çështjet e pazgjidhura të jenë të vendosura në një “enë” jashtë mendjes tuaj. Ju duhet të siguroheni që të mos dëgjoni më zërin e brendshëm që ju kujton të bëni një telefonatë të caktuar ose të paguani një buletin ose të kryeni një punë.
Të gjitha këto aktivitete do të depozitohen në mënyrë korrekte dhe do të vendosen në kontejner. Paralajmërim: është e rëndësishme të keni sa më pak kontejnerë për elementët hyrës dhe ato duhet të zbrazen rregullisht.
Kur zbrazni kontejnerin “hyrës”, duhet të ekzaminoni elementët një e nga një dhe të zgjidhni midis tre veprimeve të mundshme:
- Për plehra: është informacion, një shënim, i cili nuk është më i nevojshëm
- Për t’u ruajtur: nuk ka nevojë të ndërmerren veprime për momentin, por mbase do të duhet të kujdesemi për të në të ardhmen
- Për arkivim: elementi është informacion potencialisht i dobishëm.
Tani kaloni në organizim. Keni nevojë për një kalendar të thjeshtuar, i cili kurrë nuk përmban lista të detyrave ditore, por vetëm veprime specifike që duhen bërë në kohë të caktuara. Për shembull, mund të shënoni një telefonatë me një mik në këtë kalendar për të pyetur se si po ecën ose ta inkurajoni përpara një kohe të vështirë, si psh. një provim.
Hapi tjetër është të reflektoni. Merrni parasysh pamjen e përgjithshme të jetës suaj profesionale dhe personale, zgjeroni perspektivën sa më shumë që të jetë e mundur dhe vlerësoni rezultatet e veprimeve individuale që keni ndërmend të bëni. A ju drejtojnë në drejtimin e duhur? A janë ato në përputhje me qëllimet dhe vlerat tuaja?
Ky reflektim mund të bëhet në intervale krejtësisht subjektive, por ekziston një që duhet të kryhet rregullisht dhe saktësisht, është rishikimi javor.
Ai përfshin rishikimin e të gjithë sistemit, pastrimin e kontejnerit “hyrës”, ripërcaktimin e listave, shtimin e informacionit kur është e mundur, azhurnimin e kalendarit të thjeshtuar. Në fillim do t’ju duhet të përpiqeni të gjeni 2 orët e nevojshme, më pas përparësia do të jetë aq e dukshme sa do të bëhet një nevojë reale.
Veproni në mënyrë efektive: modeli i 4 kritereve
Si përfundim, ju duhet të veproni, duke kujtuar se gjërat për t’u bërë do të jenë gjithmonë më shumë seç mund të bëni dhe se ju mund t’i bëni gjërat vetëm një e nga një. Përzgjedhja e veprimeve që do të kryhen duhet të bëhet duke përdorur modelin e katër kritereve: konteksti, koha, energjia, përparësia.
Konteksti
Pyetja e parë që duhet t’i bëni vetes është kjo: “Çfarë mund të bëj tani, në vendin ku jam dhe me mjetet që kam në dispozicion?” Për shembull, a mund ta përdorni telefonin? A është personi me të cilin duhet të diskutoni ballë për ballë atje me ju? A jeni në një dyqan ku mund të blini diçka që ju nevojitet?
Duhet të shfrytëzojmë mundësinë për të qenë në vendin e duhur në kohën e duhur, duke shmangur nisjen e bërjes së diçkaje nëse nuk ekzistojnë kërkesat e nevojshme të kontekstit për ta “bërë vërtetë”.
Koha
Nëse parashikoni vetëm aktivitete të ngarkuara ose të rëndësishme në listën tuaj, vështirë se do të jeni në gjendje të përfitoni nga “ato dhjetë minuta boshllëk” për të rregulluar diçka më pak komplekse. Prandaj është e rëndësishme të keni kategori të tilla si “Truri në qetësi”, të cilat mbledhin ato aktivitete të vogla të thjeshta që nuk kërkojnë përpjekje mendore, ose “Më pak se pesë minuta” që ju lejojnë të anuloni detyra të vogla me avantazhin e marrjes së fitoreve të vogla.
Energjia
Në fund të një dite të lodhshme, një diskutimi mbi buxhetin, një transferte të ngarkuar, nuk do të jeni në kushtet ideale për të shkuar dhe për të folur për rritje me shefin tuaj ose për të thirrur një klient të ri të mundshëm, apo edhe për të trajtuar një temë të ndjeshme me bashkëshortin tuaj. Përkundrazi, përqendrohuni në gjëra të thjeshta, të cilat mund të bëhen me minimumin e përpjekjes, të tilla si çuarja e makinës për ta larë ose rregullimi i tryezës.
Prioriteti
Mjafton t’i përgjigjeni kësaj pyetjeje në mënyrë efektive: “nga të gjitha alternativat e mundshme, cila është gjëja më e rëndësishme për t’u bërë në këtë moment?”. Nëse i keni ndjekur me kujdes të gjithë hapat e mëparshëm, përgjigjja do të vijë vetvetiu.
Ndonjëherë planifikimi duhet të jetë vertikal
Mund të ndodhë që të keni nevojë të aplikoni një metodë tjetër kur nevojitet më shumë rreptësi dhe vëmendje sepse duhet të mbani nën kontroll një projekt specifik ose duhet të gjeni zgjidhjen e një problemi serioz, apo edhe thjrshtë kur duhet të verifikoni që veprimet e nevojshme në një situatë të veçantë janë identifikuar saktë. Në këto raste vëmendja vertikale hyn në lojë. Nëse metoda me pesë hapa (identifikimi, sqarimi, organizimi, reflektimi dhe veprimi) është mjeti që ju lejon të fitoni stabilitet, planifikimi natyror, i cili lind nga vëmendja vertikale, është në gjendje të sigurojë kontroll në kohë mbi aspektet specifike.
Planifikimi natyror çon në ndërmarrjen e të njëjtave hapa që bën truri për të kryer detyra në rrafshin fizik, përkatësisht: përcaktimin e qëllimit dhe parimeve, vizualizimin e qëllimit, kërkimin e zgjidhjeve të mundshme, organizimin, vendosjen e veprimeve të mëvonshme.
Përcaktoni qëllimin
Ju shtyn të filloni nga përse. Përveç përcaktimit të rezultatit, kjo çon në vendosjen e kritereve të vendimit, vendosjen e burimeve në rregull, përqendrimin dhe nxjerrjen e një rritjeje në opsionet e mundshme.
Parimet
Përcaktimi i tyre është i thjeshtë, thjesht plotësoni këtë fjali: “Unë do t’u jepja të tjerëve dorë të lirë për këtë, për aq kohë sa…” Me kusht që? Për sa kohë janë brenda buxhetit? I bëjnë klientët të lumtur? Përmirësojnë cilësinë e jetës së punonjësve.
Imagjino vijën e finishit
Pasja në mendje një imazhi të qartë se si do të jetë suksesi, duke prodhuar një imazh aktual të rezultatit përfundimtar. Si do të jetë ky projekt kur të realizohet?
Eksploroni zgjidhjet e mundshme
Pasi të keni përcaktuar atë që dëshironi që të ndodhë dhe pse, mungon mënyra. Nëse keni një imazh të qartë mendor të përfundimit, mendja juaj do të përpiqet të kapërcejë automatikisht hendekun me realitetin që po përjetoni. Idetë do të dalin njëra pas tjetrës, të mëdha, të vogla, të mira, jo aq të mira, është koha t’i kaloni ato.
Organizoni
Planifikoni projektin në mënyrë që të identifikoni të gjitha piketat e vogla dhe planifikojini në afatin kohor.
Veprimet e mëvonshme
Faza e fundit e planifikimit ka të bëjë me burimet: çfarë duhet bërë, për kë kemi nevojë që të nisë aktivitetet?
Siç mund ta shihni, nuk ka asgjë veçanërisht të komplikuar, është mbi të gjitha çështja e reflektimit para veprimit dhe organizimit të veprimit në një mënyrë precize.
Në thelb ekzistojnë dy probleme: të dish se çfarë dëshiron, por jo si ta marrësh atë dhe të mos dish çfarë dëshiron. Kjo metodë siguron një armë për të zgjidhur të dyja, sepse ndihmon në përqendrimin e fokusit dhe përkthimin e tyre në realitet.
Çfarë mund të kujtojmë nga ky libër?
Të menduarit për një punë para se ta bëni atë rrit shanset tuaja për sukses, na lejon të jemi më efektiv dhe na ndihmon të kursejmë kohë dhe energji.
Nëse mësojmë të jemi të përgatitur të kryehmë një aktivitet në mënyrën e duhur dhe në kohën e duhur do të zvogëlojmë stresin. Për ta bërë këtë, është e nevojshme të kemi “një mendje si uji”, të gatshëm për të reaguar me energjinë e kërkuar nga secila situatë specifike.
Të qenit në kontroll të veprimtarive tona, të dijmë pse i bëjmë ato dhe të vendosim veprimet dhe momentin e duhur për të vepruar, është më e lehtë nga sa duket. Metoda do të kthehet në një rutinë shpejt sepse ndjek mekanizma natyralë mendorë.
Sapo keni mësuar idetë kryesore nga libri “Getting Things Done”.
