Menaxherët mund të rrisin aftësitë e tyre komunikuese me angazhim, përkushtim dhe praktikë duke përdorur pesë strategjitë e mëposhtme që ndihmojnë në përcaktimin se çfarë, kur dhe si të komunikojnë në mënyrë më efektive.
1. Dëgjimi
Drejtuesit më efektivë e dinë se kur duhet të ndalojnë së foluri ata dhe kur duhet të fillojnë të dëgjojnë të tjerët. Kjo është veçanërisht e rëndësishme në tri gjendje të veçanta:
Së pari, të dëgjuarit është kritik kur emocionet janë të larta…
Emocionet ekstreme si: zemërimi, pakënaqësia dhe nervozizmi largojnë vemendjen nga qëllimet e biznesit. Menaxherët, të cilët injorojnë ndjenjat e punonjësve, mund të krijojnë një lloj largësie me punonjësit e tyre, duke shkatërruar këtë marrëdhënie,e cila ndikon në mjedisin e punës.
Nga perspektiva e biznesit, emocionet mund të ndërhyjnë në të menduarit qartë. Kur punonjësit lejohen të shprehin vërejtjete tyre, atëherë kjo i ndihmon ata të shkojnë përtej mundësisë së tyre në mënyrë efikase dhe t’i kthehen sërish punës. Menaxherët mund të krjijojnë marrëdhënie të forta me punonjësit e tyre thjesht duke i dëgjuar ata me vëmendje në çaste emocionale të vështira për ta, në mënyrë që të rritin produktivitetin.
Pika e dytë më e rëndësishme për të dëgjuar është mjedisi i ekipit. Në një mjedis ekipi përfshihen personalitete të ndryshme me dinamike komplekse. Duke dëgjuar me kujdes, menaxherët mund të sigurojnë, se i gjithë stafi është duke punuar drejt qëllimit të përbashkët. Dëgjimi gjithashtu ndihmon drejtuesit të identifikojnë dhe të zgjidhin konfliktet menjëherë, në mënyrë që të lehtësojnë marrëdhëniet midis anëtarëve të ekipit.
Së treti, të dëgjuarit është me rëndësi jetike kur punonjësit janë duke shprehur idetë e tyre. Kur drejtuesit ndalojnë së dëgjuari këto ide, atëherë punonjësit nuk ofrojnë më ide të reja. Kjo do të thotë që menaxherët janë në thelb të shkëputur nga krijimtaria dhe ekspertiza e njerëzve në ekipin e tyre. Në këtë mënyrë udhëheqja bëhet një iluzion.
Bazat themelore të dëgjimit më të mirë janë si mëposhtë:
1. Duke ndjekur nga afër atë që është thënë dhe jo atë që doni ju të thoni.
2. Duke lejuar të tjerët të përfundojnë se foluri përpara se ju të flisni.
3. Duke përsëritur atë që keni dëgjuar për t’i dhënë folësit mundësinë për të sqaruar mesazhin.
Duke zbatuar këto këshilla menaxherët mund të tregojnë në mënyrë të qartë se kujdesen për atë që është thënë nga folësi dhe duan ta ndihmojnë atë.
2. Lehtësimi i komunikimit
Lehtësimi i komunikimit është më shumë se vetëm të dëgjuarit e bashkëefolsit. Lehtësimi i mirë është një cikël i vazhdueshëm i tre hapave: Duke dëgjuar çfarë është thënë, duke u integruar në brendësi të temës dhe duke thënë diçka për të çuar përpara bisedën.
Lehtësimi i mirë (good facilitation) është një nga mënyrat, prej së cilës menaxheret bëhen liderë. Kjo kërkon mbledhjen e të dhënave të të gjithë pjesetarëve në një grup duke i mbajtur ata të fokusuar në përgjegjësitë e tyre. Kjo është e dobishme veçanërisht kur udhëheq ekipin drejt një përfundimi të dëshiruar – p.sh kur zhvilloni një plan strategjik ose kur koordinoni veprimtaritë.
3. Pyetjet
Shumica e drejtuesve kanë nevojë për informacione, por nuk janë të sigurtë se si mund ta gjejnë atë. Sikurse dhe punonjësit mund të kenë informacion, por nuk dinë si ta transmetojnë atë. Menaxherët kanë mundësinë që të hapin rrugët e komunikimit duke bërë pyetje sa më të përshtatshme. Prandaj duhet vënë re se pyetje të ndryshme mund të japin rezultate të ndryshme.
• Pyetjet e mbyllura sjellin përgjigjet e thjeshta me një po ose jo. Këto janë të dobishme kur një menaxher duhet të kontrollojë statusin e një çështjeje. “A ka përfunduar raporti? A e dini çfarë të bëni? Mund ta keni gati nga e premtja?” Këto janë disa shembuj të pyetjeve të mbyllura që janë krejtësisht të përshtatshme në situatat të caktuara.
• Pyetjet e hapura kërkojnë përgjigjet më të gjata. Ato janë të dobishme pothuajse në çdo kohë kur një menaxher dëshiron më shumë se një përgjigje me po ose jo . Për shembull, kur kërkohet të dhëna nga të tjerët, një informacion në lidhje me një temë të veçantë ose kur analizohet një problem. “Çfarë mendoni, cila do të jetë mënyra më e mirë për të vendosur? Si jeni duke ecur me projektin? Çfarë shkoi keq?”. Këto lloj pyetjesh i japin të tjerëve mundësinë për të dhënë të gjithë informacionin që kanë dhe për të shmangur pasojat e panumërta që mund të vijnë kur drejtuesit bëjnë supozime pa u informuar mirë.
• Pyetjet personale kanë një rol të veçantë në fushën e lidershipit. Pyetje të papërshtatshme personale mund të krijojnë një armiqësi me punonjësit. Megjithatë, pyetjet e duhura personale mund të krijojnë një ndjenjë shoqërore midis punonjësit dhe shefit. Shefi mund të pyesë punonjësin për kohën e kaluar gjatë fundjavës ose pyetje për familjen e tij në mënyrë që të gjendet interesi i përbashkët. Kjo mund të ndihmojë që marrëdhënia e tyre të lidhet në një nivel personal duke rritur përkushtimin e tyre dhe duke e bërë mjedisin e punës sa më të këndshëm.
4. Konfidencialiteti
Drejtuesi duhet të dijë se kur duhet të ndërhyjë ose jo. Menaxherët duhet të kuptojnë se në momentin që zotërojnë një titull të ri, ata bëhen drejtues. Nga ky moment ata shihen nga punonjësit si drejtues, udhëzues dhe përkrahës të aftë. Udhëheqësit e mirë miratojnë një politikë të gjykimit për punonjësit e tyre dhe vetëm atëherë ata mund të krijojnë besimin jetik për produktivitetin.
Situatat konfidenciale mund të krijohen nga rrethana të ndryshme që krijohen në punë. Më poshtë jepen disa situata në të cilën nevojitet strategjia e katërt e komunikimit:
1. Një punonjës ka një konflikt të drejtpërdrejtë me një punonjës tjetër.
2. Një punonjës është i shqetësuar për sjelljen e një punonjësi tjetër.
3. Performanca e një punonjësi ka rënë ndjeshëm.
4. Një punonjës ka një problem shëndetësor ose ndonjë problem personal.
Në një nga këto raste, punonjësi është përballur me rrethana që ndikojnë tek ai personalisht si dhe në punën e tij, nëse ai nuk i drejtohet supervizorit të tij. Një menaxher, i cili fton punonjësin në një bisedë konfidenciale mund ta ndihmojë atë për të diskutuar situatën hapur dhe të zhvillojnë strategji për ta trajtuar atë më mirë. Por kur besueshmëria e një menaxheri është e diskutueshme nga punonjësi, atëherë nuk do të ekzistojë asnjë diskutim i sinqertë mes tyre. Kjo mund të ketë pasoja dhe mund të ndikojë në aftësinë e punonjësit për të performuar në punë.
Si mund të komunikojnë menaxherët në mënyrë që të bëhen të besueshëm? Një mënyrë është që ata duhet t’i tregojnë drejtpërdrejt punonjësve se janë të gatshëm për biseda private kur është e nevojshme. Menaxherët, të cilët e bëjnë këtë, sigurojnë punonjësit që bisedat e tyre do të mbeten konfidenciale. Si përfundim veprimet flasin më qartë se sa fjalët. Ne rastet kur menaxherët flasin mbas shpine për punonjësit e tyre, atëherë të punësuarit do të kenë dyshime, kështu që gjykimet dhe mendimet e tyre do t’i mbajnë të fshehta. Si rezultat rruget e komunikimit mbyllen duke sjellë një dëm të mundshëm për ekipin.
5. Drejtimi
Drejtimi vjen i fundit në listën e strategjive të komunikimit. Kjo nuk do të thotë që është më pak i rëndësishëm, por është padyshim diçka që përdoret më rrallë. Shumica e menaxherëve mundohen gjithmonë të drejtojnë punonjësit e tyre, sepse besojnë se është e vetmja mënyrë për të arritur objektivat e tyre, por faktikisht është e kundërta. Më sipër përmendëm format e tjera të komunikimit (lehtësimi, dëgjimi etj), të cilat janë shumë më efikase për punonjësit . Ata janë më produktivë në frymën e bashkëpunimit dhe në një mjedis miqësor sesa nga drejtimi i menaxherit.
Gjithsesi drejtimi ka vendin e tij. Drejtim do të thotë të japësh udhëzime të qarta dhe pa asnjë mëdyshje, të tillë që punonjësit të dinë saktësisht se çfarë dhe kur duhet bërë puna e tyre. Ky lloj komunikimi është më i përshtatshëm, kur ka konfuzion nga punonjësit ose kur efikasiteti është objektivi më i rëndësishëm. Megjithëse mund të jetë efektiv, drejtimi mund të çojë në vetëkënaqësi nga ana e punonjësit, sepse ata mund të mbajnë këtë qëndrim “Unë bëj thjesht atë që më kanë thënë të bëj”. Pra, menaxherët duhet të jenë të zotë ta përdorin në masën e duhur.
Përfitimet në Komunikim
Për të patur një komunikim sa më të shëndetshëm duhet shumë përpjekje dhe përpjekja e arrirë i ka përfitimet e saj të dukshme. Të gjithë punonjësit do të ndihen më të vlerësuar dhe të respektuar, idetë e tyre mund të ndahen me pjesën tjetër të stafit dhe më e rëndësishmja, është se lidhja e tyre do bazohet mbi besimin. Një këshillë të fundit: kur ju si menaxher praktikoni një komunikim sa më të mirë vini efektin. Rezultatet që vijnë nga komunikimi me zgjuarsi, vërtetojnë që komunikimi është çelësi kryesor për menaxhimin e suksesshëm./DP
