Termi protokoll rrjedh nga fjala greke (protokollen: proto që do të thotë i pari dhe kollo, që do të thotë ngjitës). Kjo u referohet fletëve të letrës ngjitëse në faqen e parë të dokumenteve noteriale, duke i dhënë autenticitet.
Që në kohërat më të lashta, në procesin e zhvillimit historik të diplomacisë, janë zhvilluar disa norma të mirësjelljes në të cilat zënë fill burimet e asaj që sot ka kuptimin e protokollit diplomatik. Përderisa mënyrat e mira të sjelljes, në kontaktet e përditshme me njerëz të ndryshëm, duhet të jenë të vazhdueshme, protokolli është një drejtim i këtyre rregullave që përshkruan mënyrat e mira të sjelljes në jetën zyrtare dhe në ceremonitë protokollare.
Ky është sistem i njohur i mirësjelljes ndërkombëtare. Por, jo gjithherë dhe jo gjithkush e realizon këtë protokoll, i cili ka qenë pjesë e jetës me mijëra vjet. Paralelisht me zhvillimin e luftërave ose me rastin e përfundimit të tyre, në civilizimet e hershme, diplomacia ka pasur një rol të madh. Veprimtaria diplomatike në kohën antike ka qenë e dukshme dhe kjo shfaqet në marrëveshjet e drejtpërdrejta e në këmbimin e pandërprerë të të deleguarve. Pra, që atëherë ka ekzistuar procedura e mirësjelljes. Qëllimet e delegimit kanë qenë të ndryshme: shpallja e luftës, e armëpushimet, vendosja e paqes, nënshkrimi i kontratave etj. E gjithë kjo ka kërkuar që pos delegacionit të udhëtojë edhe suita e zyrtarëve, si përkthyesit, kuzhinierët dhe shërbimet e tjera, me qëllim që të shprehet forca dhe autoriteti i delegacionit dhe të krijohet përshtypja për përparësi në krahasim me anën tjetër. Që nga kohët antike e deri tek dokumenti i Kombeve të Bashkuara nuk ka qenë e mundur të flitet për barazinë e shteteve, sikur edhe për manifestimin unik për të gjithë përfaqësuesit e shteteve të tjera. Shtetet kanë qenë të ranguara sipas rëndësisë dhe në harmoni me këtë është reflektuar edhe ceremonia për ta.
Ceremonia është përmbajtje e traditave të mirësjelljes me shumë rëndësi në raportet ndërkombëtare. Sjelljet e zyrtarëve të lartë gjatë vizitave në shtetet e tjera dhe sjelljet e zyrtarëve të shteteve që i pranojnë, simbolizojnë raportet e ndërsjella të atyre shteteve, por edhe rolin e tyre në bashkësinë ndërkombëtare. Sidoqoftë devijimin nga rendi i miratuar i ceremonisë bashkëpjesëmarrësit mund ta kuptojnë si mosrespektim të veçantë ndaj shtetit të përfaqësuar. Diplomacia gjatë historisë ka krijuar instrumente të ndryshme për zgjidhjen e situatave të ndërlikuara, të cilat dalin me rastin e vizitave zyrtare nga përfaqësuesit e dy apo më shumë shteteve. Me kalimin e kohës instrumentet e tilla janë avancuar në standarde normative të raporteve, të cilat kanë hyrë në rregullat e miratuara të protokollit diplomatik. Me përjashtim të disa normave të përgjithshme në fuqi (disa janë ruajtur në konventat ndërkombëtare sa i përket raporteve konsullare dhe diplomatike ose në legjislaturën e disa shteteve), ngelin disa dallime të mëdha të kushtëzuara nga rendi shoqëror, sipas traditave dhe zakoneve të disa shteteve, andaj në disa shtete rregullat e protokollit dallojnë.
Rëndom, përherë aplikohen normat protokollare të shteteve mikpritëse. Në ato raste merret parasysh respektimi i parimeve në dokumentin e KB për barazinë e shteteve, pa marrë parasysh fuqinë e tyre politike ose ekonomike. Shteti mikpritës për një vizitë të caktuar mund të përcaktojë nderime edhe më të mëdha nga të zakonshmet, me çka shpreh dëshirën për marrëdhënie më të mira me shtetin delegues, megjithëse çdo herë kërkohet që nderimi të përqendrohet deri në masën sa të mos jenë të tejkaluara ato që janë përcaktuara ose ato që janë të zakonshme për raportet ndërshtetërore në botë.
Të gjitha takimet ndërkombëtare me karakter bilateral ose multilateral mbahen me qëllim të avancimit të marrëdhënieve të dy apo më shumë shteteve. Takimet duhet të jenë të përgatitura me seriozitet, me qëllim që atmosfera e krijuar t’u kontribuojë takimeve të suksesshme. Në përgatitjen e takimeve të tilla punojnë shërbimet e veçanta në ministritë e punëve të jashtme, pra protokollet diplomatike. Për këtë arsye shtet me traditë diplomatike kanë përgatitur edhe protokollet e tyre. Psh, Kongresi Amerikan në takimin e mbajtur në vitin 1815 ka hartuar bazat e barazisë së praktikave të diplomacive protokollare. Veprimtarët e protokollit diplomatik doemos duhet të jenë njohës shumë të mirë të normave protokollare ndërkombëtare dhe të etikave të këtilla.
Në kohët më të reja rregullat protokollare gjithnjë e më tepër po thjeshtëzohen, por edhe më tej paraqesin një rëndësi për çdo takim diplomatik të nivelit ndërkombëtar. Situatat specifike shpesh i detyrojnë edhe vetë “protokollarët” të heqin dorë nga normat e zakonshme. Kuptohet, për shmangie nga rregullat patjetër duhet të njihet mirë situata. Zakonisht pjesëmarrës të protokollit janë edhe vetë diplomatët. Kjo shpjegohet edhe me faktin se udhëheqës i protokollit në shtetet europiane shpesh është përfaqësuesi kryesor.
Çka është Protokolli
1. Protokolli është arti i shtetit
2. Protokolli krijon atmosferë dhe kornizë për politikë!
3. Protokolli është një efekt refleksiv i organizimit politik të një shoqërie.
4. Mbi të gjitha, protokolli përfaqëson nivelin e organizimit politik, natyrën e këtij organizimi, dhe cilësinë e kulturës politike të një shoqërie.
Institucioni i cili merret me shërbimet protokollare
Në shumicën e vendeve demokratike me rregullim shtetëror, demokraci parlamentare apo presidenciale, shërbimi i protokollit është drejtorat i veçantë që funksionon pranë ministrisë së punëve të jashtme. Drejtoria e shërbimit të protokollit zakonisht ndahet në dy sektorë: të ceremonialit, si dhe të imuniteteve dhe privilegjeve.
1.Sektori i Ceremonialit
Organizon ceremonitë e pritjes dhe të përcjelljes se delegacioneve te huaja, të kryesuara nga kryetari i shtetit, kryeministri, personalitetet e tjera të larta shtetërore; harton programin e vizitës se tyre dhe përgjigjet për zbatimin e tij. Gjithashtu përgatit anën protokollare, ndjek dhe shoqëron vizitat e Presidentit të Republikës, të Kryetarit të Këshillit të Ministrave dhe të Ministrit të Punëve të Jashtme jashtë shtetit. Përgjigjet për organizimin e ceremonive për festat zyrtare; për veprimtaritë e rëndësishme shtetërore, ku është i ftuar trupi diplomatik i akredituar, në bashkëpunim me drejtorinë politike të Ministrisë së Punëve të Jashtme, përcakton nivelin e përfaqësimit e të pjesëmarrjes se personaliteteve te larta shtetërore në veprimtaritë dhe në pritjet qe organizohen nga përfaqësitë e huaja, duke pasur gjithnjë parasysh reciprocitetin dhe interesat e shtetit për zhvillimin e marrëdhënieve me shtetin, përfaqësia e të cilit jep pritje.
2. Sektori i Imuniteteve dhe i Privilegjeve
Ndjek respektimin ndaj përfaqësuesve diplomatikë të përhershëm e të përkohshëm të shteteve të tjera e të organizatave ndërkombëtare në vendin tonë, të imuniteteve dhe privilegjeve mbi bazën e Konventës se Vjenës për Marrëdhëniet Diplomatike dhe Konventës se Vjenës për Marrëdhëniet Konsullore, duke iu dhënë atyre mundësi të plotësojnë papengesa misionin e tyre. Ai ndjek veprimtarinë protokollare te përfaqësuesve diplomatikë të vendit tonë jashtë shtetit dhe atyre të vendeve te huaja të akredituara ne vendin tonë, që nga kërkesat më të thjeshta, paraqitja e letrave kredenciale, fillimi i detyrës e deri tek përfundimi i veprimtarisë së diplomatit. Koordinon takimet e Presidentit, Kryetarit të Këshillit te Ministrave, Ministrit te Punëve te Jashtme, te Ministrave të tjerë te Qeverisë, me përfaqësuesit e trupit diplomatik te akredituar. Mirëpo të gjitha këto që u thanë më lart, në veçanti ato të trajtimit të personelit diplomatik, janë të parapara me ligj dhe duhet të veprohet konform tij, që nga statusi i tyre e deri te tabelat diplomatike.
Puna në shërbimin e protokollit[redakto | redakto tekstin burimor]
Kur flitet për literaturën e diplomacisë dhe instrumentet e saj kuptohet se flitet për kuadrin dhe punën e diplomatëve. Krahas cilësive të domosdoshme diplomatike, për të punuar në shërbimin e protokollit diplomatik kërkohen edhe aftësi të tjera. Nëpunësi i protokollit duhet të jetë mjaft komunikativ, të jetë njohës i mirë i rregullave të komunikimit dhe teknikës diplomatike. Paraqitjet e tij të shpeshta në skenë dosido kërkojnë përkujdesje për pamjen e tij të jashtme, por që njëkohësisht duhet edhe mos të duket imponues. Me bindje dashurie ndaj atdheut dhe me lojalitet, nëpunësi i protokollit rregullisht duhet të jetë i gatshëm që t’u dalë në mbrojtje edhe mysafirëve të jashtëm, për ndjenjat dhe të drejtat e tyre dhe sapo ta dija se ato u janë cënuar dosido duhet reaguar në mënyrë adekuate.
Me sa u tha më sipër, lidhur me përgatitjen e vizitave të larta ndërshtetërore, shihet se çfarë arsimimi universal kërkohet për të qenë nëpunës profesional i Protokollit.Nëpunësi i tillë duhet të disponojë së paku elementet bazë të gjeografisë botërore sa i përket anës informative. Përndryshe, si mundet që protokolli diplomatik të funksionojë mirë, pos me mundësi të mëdha logjistike, të kompletohet me diplomatë të rangut më të lartë, zyrtarë të lartë etj. Mirëpo, para së gjithash ka rëndësi që në punën e protokollit të marrin pjesë diplomatët e rinj, që përmes protokollit ta bëjnë praktikën diplomatike në situata nga më të ndryshmet për nga forma dhe përmbajtja, e të cilët mund t’i shijojnë vetëm duke punuar në protokoll. Puna në protokoll u ofron aftësimin më të mirë diplomatëve të rinj. Rrallë mund të gjendet ndonjë diplomat i rangut të lartë i cili “përvojën praktike” nuk do ta ketë fituar në shërbimin e protokollit! Me shërbimin e protokollit udhëheq diplomati i rangut të lartë me përvojë më të madhe diplomatike. Në botën e sotme nënkuptohet se ekzistojnë mundësitë e komunikimit të shpejtë dhe të lehtë, dhe format ceremoniale të kontakteve ndërkombëtare po bëhen gjithnjë më të thjeshta. Gjatë gjithë historisë ato kanë pësuar ndryshime, i janë përshtatur kohës dhe nevojave por ceremoniali çdo herë ka ekzistuar. Protokolli, absolutisht nuk guxon të identifikohet vetëm me ceremonialin, sepse protokolli rregullisht është atje ku zhvillohet ceremoniali, por ai nuk është vetëm kaq.
Ekzekutimi i himnit, radhitja dhe madhësia e flamujve, simbolet, marrëveshjet lidhur me shpenzimet dhe mënyrat e pagesës, kujdesi për aplikimet reciproke, ujdia lidhur me veshmbathjet (në rastet e organizimit të vizitave në hapësira specifike), mbrojtja shëndetësore e mysafirëve, sigurimi i kushteve (eventualisht) për nevoja fetare, që kërkon përgatitje të veçantë sepse çdo element e ka rëndësinë e vet, pasi çdo lëshim mund të provokojë komplikime ose pasoja të paparashikuara për të pasur sukses programi në tërësi. Për të gjitha efektet e vizitave të theksuara në këtë tekst: ato të përshkruara në detaje me qëllim të theksimit të rëndësisë së tyre me rastet e përgatitjeve të vizitave në rangun më të lartë, dhe për ato të që u theksuan më përciptas, kujdeset shërbimi i protokollit. Atë e bën nga bindja se çdo gjë që i takon atij procesi nuk mund të merret si i parëndësishëm. Nëpunësi me njohuri dhe përgatitje në shërbimin e protokollit e ka të njohur se edhe lëshimi më i vogël në protokoll mund të ketë pasoja për një kohë të gjatë, madje pa mundësi përmirësimi, por as të minimizimi të komprimitimeve të përfolura se protokolli e mban fajin. Protokolli, sigurisht, të shumtën e rasteve i pranon gabimet e pjesëmarrësve të tjerë, prandaj kërkohet që me qdo kusht, në këto raste të vijnë në shprehje shkathtësitë diplomatike, dhe të mos nxis mosbesim tek pala tjetër.
Perceptimi i situatave
Kur dhe në çfarë mënyre jemi në komunikim edhe atëherë kur nuk dëshirojmë? Përveç komunikimit gojor, shumë herë paraqiten situata të tilla kur komunikimi imponohet në mënyra të ndryshme. Kur themi të ndryshme atëherë aludojmë në komunikimin gjestikulativ, pra me qëndrim e trupit dhe të lëvizjeve. Nga këto qëndrime trupore me mimikën e fytyrës mund të dalin shumë mesazhe verbale, joverbale dhe të rastësishme, andaj është punë e shefit të protokollit që ta bëjë perceptimin e këtyre mesazheve dhe vlerësimin e tyre si të qëllimshëm apo të rastësishëm. Pra, detyra primare e shefit të protokollit është perceptimi me kohë dhe i saktë i këtyre situatave, prej të cilave mund të dalin keqkuptime që mund të eklipsojnë rëndësinë e vizitës.
Nocioni perceptim do të thotë kuptimi i situatës, ngjarjeve, problemit etj. Ndërmjet reagimit dhe mendimit tonë ekziston fenomeni të cilin e quajmë përjetim, ku secili nga ne e krijojmë bindjen dhe fotografinë e botës në mënyra të ndryshme, prandaj organizimin, selektimin dhe interpretimin e bëjmë ashtu siç e shohim apo perceptojmë situatën. Shpeshherë deklarojmë se perceptimi ynë është më i miri, ngase në mënyrën tonë mendojmë edhe ta zgjidhim. Në shumë raste edhe këshillat e mira i hedhim poshtë apriori nga frika e mosperceptimit personal. Emocionet e momentit mund të ndikojnë në mënyrë selektive dhe të krijojnë pasiguri në momentin e reagimit. Andaj, duke ju referuar këtyre rreziqeve, para çdo përgatitje të protokollit, çfarëdo qofshin ato diplomatike, të biznesit apo mortore, përqëndrimi jonë duhet të jetë qindpërqind konform kornizave të shkruara. Përveç përgatitjes teknike dhe përmbajtjes së rregullave edhe emocionalisht duhet të jemi në nivel. Rëndësi të veçantë gjatë punës në protokoll kanë edhe këshillat, por gjithmonë duhet t’i pranojmë me rezervë dhe të shohim se kush dhe si na i ofron këto këshilla. Pra, vlerësimi i tyre të bëhet në mënyrë të logjikshme dhe me mendje të shëndosh. Edhe konsultimi me ekipin gjithmonë të krijon siguri edhe pse asnjëherë dhe asgjë nuk është perfekte. Me rëndësi është të jemi të vetëdijshëm për pasojat e situatës.
Përgatitja Protokollare e Bisedimeve[redakto | redakto tekstin burimor]
Diversiteti i mendimeve është shumë i dobishëm dhe i dëshiruar, ngase prodhon motivin për përparim. Por, jo gjithherë është produktiv, sidomos atëherë kur thyen rregullat e paracaktuara dhe pikërisht atëherë kur thyhen ato rregulla në mënyrë unilaterale lind konflikti.
Konflikti lind në të gjitha shoqëritë dhe ai dallon nga karakteri dhe përmasat, zakonisht në situatat kur ekzistojnë mendime të ndryshme rreth të njëjtit problem. Pavarësisht prej përmasave të konfliktit dhe mosmarrëveshjeve, mënyra më e mirë dhe e vetme për daljen nga situatat e tilla është bisedimi.
Bisedimet rreth problemeve të përgjithshme deri në shekullin e kaluar apo më saktë deri në përfundim të Luftës së Parë Botërore në vitin 1918 në Konferencën e Paqes në Paris, kishin karakter të Diplomacis Tradicionale. Nga kjo konferenc në njëfarë mënyre përfundoi periudha e diplomacisë tradicionale, për të cilën kishte kontribuar presidenti amerikan Uodrou Vilson, i cili pasi kishte shtruar kërkesën për bisedime të hapura, doli kundër marrëveshjeve të fshehta.
Bisedimet e fshehta nga opinioni në diplomacinë tradicionale, janë mbajtur larg syve të opinionit deri në arritjen e ndonjë marrëveshjeje. Bisedime të tilla kemi edhe sot, por me një ndryshim të vogël, ku deklaratat nga bisedimet e tilla publikohen zakonisht në stilin se kinse është arritur marrëveshja për formën e bisedimeve, apo është biseduar për të biseduar. Ndërkaq në diplomacinë moderne bisedimet mbahen të hapura për opinionin dhe mediat në mes të dy dhe më shumë palëve apo nëpërmjet konferencave ndërkombëtare.
Qasja në bisedime[redakto | redakto tekstin burimor]
Që t’i qasemi përgatitjes së bisedimeve duhet së pari t’i analizojmë parakushtet dhe të gjitha elementet pozitive dhe negative, si dhe të parashohim momente të paparashikuara të cilat mund të lindin gjatë bisedimeve dhe të ndikojnë në qëllimin e tyre.
Qëllimet e bisedimeve janë:
- Zgjidhja e problemit,
- Fitimi në kohë për përforcimin e pozitës negociuese.
Pozicionet e bisedimeve
Proceset e bisedimeve nuk mund t’i shohim ndaras nga rrethanat ku ato zhvillohen dhe nga kjo del se pozicioni i bisedimeve është shumë e rëndësishme për palët negociuese. Pozicionet e palëve gjatë bisedimeve mund të jenë të ndryshme, si: a) pozicioni shumë i dobët i njërës palë; b) pozicioni shumë i fortë i njërës nga palët, me ç’rast mund të krijohet diktati i të fortit (një pozicion të tillë e kishte krijuar Franca në Konferencën e Paqes në Paris, pas Luftës së Parë Botërore) Në pozicionimin e akëcilës palë gjatë bisedimeve ndikojnë këta faktorë: – stabiliteti i brendshëm i vendit nga vjen pala, – fuqia ekonomike, – forca ushtarake, – konsensusi i brendshëm, – përkrahja ndërkombëtare.
Qëndrimet fillestare të palëve në bisedime varen nga përmasat e konflikteve, të cilat mund të jenë: – konflikte sipërfaqësore; – qëndrimet me antagonizma (kur palën hyjnë në konflikt herëpashere p.sh. raportet mes Indisë dhe Pakistanit) dhe – qëndrimet polarizuese (kur palët janë në fazën e paraluftës, luftës dhe pasluftës)
Kategoritë e bisedimeve
Për të qenë i suksesshëm në punën e protokollit, paraprakisht duhet të dijmë agjendën e bisedimeve (natyrisht në vija të trasha), në mënyrë që edhe përgatitja të jetë konform me karakterin e takimit. Në fushën diplomatike njohim pesë kategori bisedimesh, të cilat në vete ngërthejnë shumë tema. Këto janë:
1. Bisedimet për normalizimin e marrëdhënieve. Natyrisht se nga vetë titulli nënkuptojmë qëllimin e këtyre bisedimeve.
2. Bisedimet për ndarje. Janë bisedime për ndryshimin e status quos apo rezolutës në fuqi (bisedimet për ndryshimin e kufijve, ndarja e borxhit, suksesioni etj. p.sh. shkatërrimi i federatës sovjetike dhe asaj jugosllave dhe krijimi i shteteve të reja)
3. Bisedimet për marrëveshje. Në kategorinë e këtyre bisedimeve bien çështjet e takimeve rutinë apo të jashtëzakonshme p.sh. tarifat doganore, kufiri etj.
4. Bisedimet inovative. Me bisedime inovative nënkuptojmë pranimin e shtetit në ndonjë asociacion ndërkombëtar.
5. Bisedimet shtesë. Në kategorinë e bisedimeve shtesë bisedohet për vazhdimin e marrëveshjeve të mëhershme dhe anekset e atyre marrëveshjeve. Nga këto kategori dalin edhe temat e bisedimeve për të cilat teknikisht duhet të përgatiten dhe t’i ofrojnë stafit politik një atmosferë më të rehatshme dhe ndjenjë të nikoqirit. Andaj njohja dhe kategorizimi i temave janë me rëndësi të veçantë. Nga takimet e tilla diplomatike të niveleve të larta njihen pesë lloje të temave:
1. Temat politike.
Në temat politike bisedohet kryesisht për draft-rezolutat, marrëveshjet kulturore, ekstradimin, ndryshimin e kufijve, lidhjet e marrëdhënieve diplomatike për zhvillimin apo normalizimin e tyre.
2. Temat e zhvillimit.
Në temat e zhvillimit bëhen bisedime për kredi të ndryshme, ndihma bilaterale, financime të projekteve të ndryshme, investime ndërshtetërore, transfer të kapitalit, ndarje të borxhit, marrëveshje ekonomike apo sanksione ekonomike.
3. Temat e sigurisë.
Në temat e sigurisë, kryesisht bisedohen çështjet që kanë të bëjnë me sigurinë ndërshtetërore, çështjen e kufijve, ngritjen e komisioneve të përbashkëta kufitare, shitblerje të armëve, kontroll të armatimit, mandatet e forcave paqeruajtëse apo fenomeni i shfaqur kohëve të fundit, terrorizmin global.
4. Temat e zbatimit.
Në temat e zbatimit hyjnë bisedimet e zbatimit të konventave të ndryshme, mbrojtjes së mjedisit, shëndetësia, energjetika, tregtia etj. 5. Temat administrative. Temat administrative bien në domenin e bisedimeve për hapësirën e ambasadave me shtetin apo shtetet përkatëse, hapjen e përfaqësive konsullare, atyre tregtare, liberalizimin e vizave etj.
Burim i të dhënave:
“Protokolli” – Fadil Maxhuni
