Arti i të bërit dy herë punën në gjysmën e kohës
Scrum është metoda e përdorur nga kompani si Toyota dhe Google dhe organe të tilla si FBI për të rritur produktivitetin. Mund të përdoret absolutisht në çdo fushë, madje edhe jashtë botës së biznesit. Kjo metodë u zhvillua me kujdes për të ndihmuar në arritjen e objektivave me sukses. Tregon se si një mënyrë më e shkathët e punës mund të përmirësojë produktivitetin dhe menaxhimin e kohës së një ekipi. Në Scrum, autori i librit dhe themeluesi i kësaj metode, Jeff Sutherland, zbulon se si mund t’i arrijmë qëllimet tona shpejt dhe në mënyrë më efikase!
Shumë këshilla të dobishme për:
- Kuptoni parimet kryesore të metodës “Agile” në menaxhimin e projektit.
- Ju afronheni me Scrum dhe mësoni bazat e tij.
- Zbuloni karakteristikat që i duhen çdo ekipi për t’u bërë i suksesshëm.
Autori i librit:
Jeff Sutherland, pilot luftarak Vietnamez, ekspert biometrik dhe novator, është një nga nënshkruesit e Manifestit Agile, i cili shënoi fillimin e lëvizjes Agile. Me Ken Schwaber ai krijoi metodën e zhvillimit të softuerit Scrum, e cila bazohet në parimet Agile dhe Lean. Si CEO i Scrum Inc. ai i kushton kohën e tij përhapjes së metodës së tij të organizimit të punës në çdo sektor prodhimi, duke mbajtur konferenca dhe kurse në të gjithë botën për këtë qëllim.
Si e shpëtoi Scrum Sentinel
Ishte metoda e vjetëruar (kryesisht e bazuar në letër) me të cilën FBI menaxhoi të dhënat e tyre që i pengoi ata të lidhnin pikat që mund të kishin shmangur 11 shtatorin. Në atë kohë, një departament pyeste veten pse kaq shumë të huaj po merrnin mësime fluturimi, një departament tjetër raportoi hyrjen e aktivistëve të ndryshëm të Al Kaedës në vend dhe një i tret ngriti dyshime për një person specifik.
Fatkeqësisht, ky informacion mbeti i izoluar dhe asnjë analist nuk ishte në gjendje t’i qaset. Sipas Komisionit të 11 shtatorit, sistemi IT i FBI-së ishte i pamjaftueshëm për situatën. Që atëherë, ka pasur përpjekje të ndryshme për të zgjidhur problemin, duke përfshirë Virtual Case File, i cili kushtoi 170 milionë dollarë: asnjë rresht i vetëm kodi nga ai sistem kompjuterik nuk është përdorur ndonjëherë. Më pas, në vitin 2005, ishte radha e Sentinels (me vlerë 541 milion) i cili supozohej të fillonte dhe të funksiononte deri në vitin 2009. Në vitin 2010 Jeff Johnson u thirr për të rregulluar situatën: 405 milionë dollarë ishin shpenzuar tashmë, vetëm gjysma e programit ishte zhvilluar dhe 6-8 vjet punë shtesë plus një 350 milionë dollarë të tjera u vlerësuan si të nevojshme për ta hequr atë.
Nuk ishte fajtor cilësia e punës së deritanishme, por mënyra se si ishte bërë, mënyra e tyre e punës ishte shkaku. Projekti ishte organizuar sipas metodës së ujëvarës, bazuar në grafikët e shkruar nga krijuesi i tij, Gantt, të cilat u hartuan për herë të parë në vitin 1910. Listat e Gantt u përdorën për herë të parë për të furnizuar trupa për gjeneralin Crozier gjatë Luftës së Madhe. Në thelb, ne kaluam nga llogoret e luftës në dronët e luftës, dhe megjithatë prisnim të ndërtonim sistemin e IT të FBI-së me një metodë të shekullit të 20-të.
Kur metoda e ngadalëson projektin
Problemi me Sentinel ishte se gabimet e reja vazhdonin të shfaqeshin përpara se të mund të rregullonin të vjetrat. Projekti nuk ishte në shpejtësinë e duhur.
Jeff Johnson dhe CIO i FBI-së, Chad Fulgham, vendosën të shpëtonin situatën duke e sjellë projektin “in-house” dhe duke e bërë vetë. Ata identifikuan 9 probleme kryesore dhe u fokusuan në to, por më e rëndësishmja, ata vendosën për një ndryshim në menaxhim. Menaxherët donin dy gjëra: kontrollin dhe parashikueshmërinë. Kjo çoi në përpjekje të mëdha planifikimi dhe përpjekje të panevojshme për të shmangur ndryshimin, ata donin të dinin të panjohurën. Muaj kohë dhe burime u harxhuan kot.
Scrum përqafon pasigurinë dhe kreativitetin. Në thelb ai thotë: filloni një projekt dhe kontrolloni atë shpesh dhe në intervale të rregullta, sigurohuni që ai po shkon në drejtimin e duhur dhe shikoni nëse mund të gjeni një mënyrë për t’i bërë gjërat të ecin më shpejt. Ky është i ashtuquajturi cikli “Inspektoni dhe përshtatni. Herë pas here, ndaloni së bërë atë që po bëni, rishikoni atë që keni bërë dhe shikoni nëse është ajo që duhet të bëni dhe si mund ta bëni më mirë. Scrum mund të jetë përdoret me sukses për të ndërtuar një makinë, për të menaxhuar një lavanderi ose për të dërguar një raketë në hapësirë.
Le të kthehemi në FBI. Dokumentet për specifikimet e kërkuara u grumbulluan lart. Johnson dhe Fulgham i vendosën ato në rregull dhe vendosën për prioritetet që do të ndihmonin të nxirrnin më të mirën në projekt. Në vjeshtën e vitit 2010, FBI tha se ata mund të përfundonin Sentinel brenda një viti duke aplikuar një “metodologji të shkathët, me më pak punonjës dhe duke shpenzuar 20 milionë dollarë.
Scrum është metoda që vë në praktikë vlerat e shkruara në “Manifestin e shkathët”, para së gjithash: përgjigjuni ndryshimeve në vend që të ndiqni një plan të caktuar.
Është një mënyrë pune që pastron rrugën nga çdo pengesë, një ide që vjen nga Taiichi Sistemi i Prodhimit Toyota i Ohno, koncepti kryesor i të cilit në procesin e zhvillimit është fluksi. Procesi i prodhimit duhet të rrjedhë shpejt dhe një nga detyrat kryesore që ka menaxhmenti është të identifikojë çdo pengesë që mund t’i dalë në rrugën e këtij fluksi.
Për të përfunduar Sentinel, Jeff Johnson e organizoi punën në cikle dy-javore. Në Scrum, këto korniza kohore quhen Sprint; në fillim të çdo Sprint mbahet një mbledhje, gjatë së cilës grupi i punës vendos se çfarë do të bëhet në dy javët në vijim. Këto aktivitete janë nxjerrë nga një listë prioritetesh dhe më pas ato shfaqen në një mur në mënyrë që të gjithë t’i shohin ato.
Në fund të çdo Sprint, ekipi mblidhet për një të ashtuquajtur takim Demo, gjatë të cilit ata tregojnë punën që është bërë në mënyrë që të mund të kontrollojnë nëse po ecën në drejtimin e duhur. Johnson mendonte se Demo, që do të thotë demonstrimi i përparimit të çdo aktiviteti të caktuar, ishte elementi më i fuqishëm në “shpëtimin” e Sentinel: askush nuk besonte se me vetëm 5% të buxhetit dhe vetëm në 20 muaj, ekipi po arrinte atë që nuk kishin arritur të arrinin me 90% të buxhetit në 10 vjet.
Sapo filloi, ekipi e rriti shpejtësinë e tij trefish: ata kishin kuptuar se çfarë po i ngadalësonte dhe në çdo cikël të ri ata ishin në gjendje të hiqnin më shumë pengesa nga rruga e tyre. Në korrik 2012, Sentinel u lançua. Efekti që pati në të gjithë punën e FBI-së ishte kolosal.
Një menaxhim i përditësuar me botën gjithnjë në ndryshim
Bota po ndryshon dhe po ashtu edhe puna jonë. Nën mbulesën e një Ford të ri ka po aq rreshta kodi sa ka në Facebook dhe Twitter të marra së bashku. Sa herë që njerëzit duhet të marrin përsipër një projekt kompleks krijues, ne shohim se menaxhimi tradicional nuk funksionon.
Në vend të kësaj, këto rregulla të thjeshta funksionojnë:
- planifikimi është i dobishëm, ndjekja verbërisht e një plani nuk është: duhet ta shikoni me kujdes dhe ta përshtatni;
- duke u varur fort pas metodës “komandimi dhe kontrolli” do t’ju çojë në katastrofë;
- të kontrolloni nëse po shkoni në drejtimin e gabuar, është një faktor kyç për sukses;
- çdo punë që nuk prodhon vlerë reale është humbje.
Një strukturë që lejon menaxherët dhe ekipin të jenë të suksesshëm
Ekipet janë sisteme komplekse dhe fleksibël: kur bëhet edhe një ndryshim i vogël, i gjithë sistemi bie në një gjendje kaosi, atëherë kompania ristrukturohet. E vetmja gjë që ka rëndësi është se struktura e re është më e mirë se e vjetra. Scrum është një seri rregullash që i udhëheq ekipet përmes këtyre ndryshimeve; i ndihmon organizatat që të vendosen në mënyrën më të lumtur dhe më produktive.
Në vitin 1986, Harvard Business Review botoi një artikull të nënshkruar nga analistët e biznesit Hirotaka Takeuchi dhe Ikujiro Nonaka. Titulli i artikullit ishte Loja e Zhvillimit të Produktit të Ri të Ri dhe raportonte mbi studimet e kryera në disa nga kompanitë më inovative në botë. Proceset e zhvillimit që përdorën këto kompani ishin fleksibël, dhe ekipet ishin horizontale dhe autonome. Menaxherët ishin udhëheqës shërbëtorë dhe ata vepronin si lehtësues. Dy autorët i krahasojnë këto ekipe me një ekip regbi: topi kalohet brenda një ekipi që lëviz në fushë si një njësi e vetme. Shtatë vjet pas botimit të artikullit, asnjë menaxher amerikan nuk ishte në gjendje ta kuptonte dhe ta zbatonte atë në praktikë. Kjo është kur Scrum u krijua zyrtarisht, dhe u prezantua në 1995 si një proces zhvillimi.
