Koha është e çmuar dhe një takim joproduktiv është humbje kohe për shumë njerëz
Ka diçka në lidhje me mbledhjet e padobishme që mund të shndërrojnë një grup njerëzish inteligjentë, të mirë, karizmatikë “në një përbindësh pa tru, të keq e të mërzitshëm”.
Për ta qartësuar: Jo gjitha mbledhjet janë të padobishme. Thjesht disa njerëz përpiqen të përdorin mbledhjet për të arritur gjëra për të cilat nuk kanë punuar.
Këtu janë disa lloje mbledhjesh që ne duhet t’i shmangim.
TAKIME TË SHKURTRA TË PËRDITSHME
Dëshironi që t’i lajmëroni shpejt njerëzit mbi atë që po punoni apo të zbuloni në një kohë të shkurtër se me çfarë merren të gjithë në ekipin tuaj? Rekomandohet që të mos organizoni një mbledhje. Të njëjtën gjë këshillon edhe Scott Williams, menaxher teknik i Zapier. Ai shkroi për zëvendësimin e mbledhjeve të shkurtra të përditshme me një robot (program kompjuterik). Duket e çuditshme, por është shumë e thjeshtë: roboti bën të gjitha pyetjet që thuheshin gjatë mbledhjes së shkurtër, pastaj i mbledh ato në një raport.
Roboti (programi kompjuterik) publikon gjithçka në një kanal publik, duke i lejuar të gjithë të ndjekin punën e të tjerëve. Është shumë më efikas sesa një mbledhje, veçanërisht nëse ekipi juaj jeton në vende të ndryshme.
Ju nuk keni nevojë të krijoni një program kompjuterik – mund të dërgoni përditë një email të detajuar ose edhe vetëm një postim të shpejtë në aplikacionin e chat-it të ekipit tuaj për të thënë se me çfarë po merreni.
ASGJË NUK MUND TË NDODHË PA NJË AXHENDË TË CAKTUAR
Cortney Hickey, ndihmësekzekutiv në Zapier, u shpreh se mbledhjet e organizuara pa një axhendë, ose ku njerëzit nuk mund të ndjekin apo t’u përmbahen një axhende të caktuar, thjesht nuk duhet të ndodhin.
A e dini se çfarë temash do të Diskutohen në një mbledhje dhe çfarë vendimesh do të merren, çfarë do të mësojnë ose fitojnë njerëzit që do të marrin pjesë? Nëse po, shkruajeni dhe ndajeni atë me të gjithë. Nëse jo, mos organizoni një mbledhje. Mbledhjet duhet të jenë një përjashtim, jo rregull. Nëse nuk mund të shpjegoni pse po bëni një mbledhje, nuk duhet ta zhvilloni një të tillë.
ASNJË MBLEDHJE ME SHUMË PERSONA
Pesë persona mund të bëjnë një bisedë produktive; 300 persona jo. Ku është vija ndarëse? Jeff Bezos përdor rregullin e dy picave për të vendosur. Ai nuk merr pjesë në një takim nëse dy pica nuk mund të ushqejnë të gjithë grupin. Numri i saktë i njerëzve që lejon ky rregull varet nga pica që ju porosisni (dhe sa feta mund të hani), por ideja themelore është që nuk duhet të marrin pjesë në një takim më shumë se tetë persona.
Nuk është e thënë se ju duhet të bini dakord me këtë rregull, por duhet të mendoni se cili është numri ideal i personave që mund të merrnin pjesë në mbledhjet e kompanisë, për t’i bërë ato sa më produktive.
IDE TË REJA
Mbledhjet mund të jenë produktive për mbështetjen e ideve, por jo zgjidhja më e mirë për të menduar ide të reja. Hannah Herman, një shkrimtare në Zapier, tha se njerëzit duhet të vijnë të përgatitur në mbledhjet ku do të shfaqen idetë e reja.
BËNI MË PAK MBLEDHJE TË RREGULLTA
Michelle Chu, inxhinier në Zapier, tha se ekipi i tij kohët e fundit kaloi nga takimet çdo javë te takimet çdo dy javë, duke theksuar faktin se mungesa e javës kur nuk kishte mbledhje nuk u vu re fare dhe mbi të gjitha, çdokush kishte më shumë kohë për t’u prezantuar më mirë në mbledhjen e radhës dhe për të përfunduar detyrat.
Nuk mund të thuhet që mbledhjet janë të padobishme dhe mbi të gjitha ka mënyra për t’i përmirësuar ato. Por me to abuzohet në pjesën më të madhe të kohës. Çfarë mund të bënte ekipi në kohën që i duhet të jetë i pranishëm në mbledhje? Mendoni për këtë para se të planifikoni mbledhjen e radhës. / *Justin Pot, Fast Company
