A ndiheni sikur jeni duke punuar gjatë gjithë kohës, por nuk po merrni rezultatet që dëshironi? Nuk jeni vetëm. Është një problem që shumë persona të talentuar duhet të kapërcejnë. Fatkeqësisht, disa njerëz, si një përpjekje e fundit, përqafojnë teknika të menaxhimit të kohës që vetëm shtojnë luftën për keqmenaxhim.
Shmangni këto 11 kurthe të përbashkëta të menaxhimit të kohës që shumica e personave bëjnë. Mësoni mënyra sesi mund të mposhtni keqmenaxhimin e kohës dhe rregulloni këtë problem.
- Mohoni se keni një problem me menaxhimin e kohës
Ndaloni së thëni se nuk keni kohë të mjaftueshme për të përfunduar angazhimet tuaja. Në vend të kësaj, pranoni që ju duhet të aftësoheni më mirë në menaxhimin e kohës tuaj dhe të filloni të eksperimentoni me teknika që do t’ju ndihmojnë të arrini qëllimet tuaja.
- Neglizhoni që të planifikoni ditën tuaj
Është e rëndësishme të planifikoni ditën tuaj për efikasitet maksimal. Ju ndoshta nuk e dini se çfarë do bëni çdo minutë, por duhet të përpiqeni të vendosni qëllime të përditshme duke përfshirë detyrat që dëshironi të plotësoni, pastaj t’i rendisni ato sipas rëndësisë. Kaloni pak minuta në mbrëmje duke vendosur se çfarë do të vishni ditën tjetër dhe përgatisni ushqimin që do të merrni me vete. Ndërsa bëni gati kalendarin për ditën tjetër, do ju kursejë mjaft kohë në mëngjes dhe do t’ju lehtësojë mentalisht në lidhje me marrjen e vendimeve.
- Lejoni “urgjenten” të arrijë “të rëndësishmen”
Dallimi i “urgjente” nga “e rëndësishme” është një sfidë për shumicën e sipërmarrësve.
Ju mund të përdorni Matricën Eisenhoëer për t’ju ndihmuar në prioritizimin e detyrave tuaja, në mënyrë që të mos lejoni urgjenten të marrë kontrollin e orarit tuaj. Merrni të gjitha detyrat tuaja dhe vendosni ato në katër kuadrate:
Për të bërë së pari. Këto janë përgjegjësitë më të rëndësishme që duhet të bëhen sot ose nesër.
Orari. Për detyra të rëndësishme që nuk janë urgjente, mund t’i planifikoni ato në kalendarin tuaj.
Delegoni. Nëse ka detyra thelbësore që nuk janë të rëndësishme, ju mund t’ia dorëzoni ato dikujt tjetër.
Mos i bëni. Cilat detyra nuk janë të rëndësishme apo urgjente? Fshini këto nga listat tuaja ose shtojini ato në një “do të doja t’i bëja në qoftë se do të mundem ndonjëherë”.
- Delegimi i gabuar
Sipërmarrësit krenohen me veten e tyre që merren me çdo gjë, por nuk është nevoja që të jeni të përfshirë në çdo pjesë të biznesit tuaj. Jini të vetëdijshëm për atë që po ndodh, por kontrolloni egon tuaj dhe delegoni detyrat e duhura për njerëzit e duhur.
Nëse nuk keni një staf, outsource punë të posaçme për personat freelancer. Për shembull, mund të punësoni një asistent personal për të menaxhuar kalendarin, email-in, llogarinë tuaj sociale ose blogun. Asistentët personalë gjithashtu mund të kujdesen për punën personale, rekrutimin dhe rezervimin e fluturimit tuaj dhe hotelit për një udhëtim të ardhshëm biznesi.
- Duhet të zgjoheni herët
Merrni një moment dhe lexoni artikuj të tjerë të menaxhimit të kohës. Ju do të gjeni që një nga pjesët më të zakonshme të këshillave të përbashkëta është të zgjoheni herët. Le të themi që zgjoheni një orë më parë. Ju mund ta përdorni atë kohë për të shqyrtuar kalendarin tuaj, ushtroheni, hani një mëngjes të shëndetshëm, lexoni ose pastroni inbox-in tuaj pa u hutuar.
Por ja ku qëndron problemi. Vendosja e alarmit tuaj në orën 4 të mëngjesit nuk ka të bëjë me menaxhimin e kohës. Bëhet fjalë për të punuar për pikun e produktivitetit tuaj dhe për të vendosur mënjanë kohën për t’u përqëndruar në prioritetet tuaja. Mendoni në këtë mënyrë. Nëse jeni një person që ju pëlqen të punoni gjatë natës, do të humbni produktivitetin nëse zgjoheni kaq shpejt.
Planifikoni ditët tuaja për të punuar në detyrat më të rëndësishme kur keni më shumë energji dhe fokus. Nëse kulmi juaj është në perëndim të diellit, atëherë duhet të merrni kohën për t’u përqëndruar në detyrat tuaja më të rëndësishme. Është një strategji shumë më e mirë se të luftoni kundër orës së brendshme të trupit tuaj.
- Jeni jo fleksibël
Pa marrë parasysh se sa të mirë planifikuar jeni, ju përsëri do të haseni me ndërprerje. Kjo është arsyeja pse është e rëndësishme që kalendari juaj të ketë njëfarë fleksibiliteti.
- Jeni “të përkryer”.
Ne të gjithë përpiqemi për të ofruar një punë cilësore, por vazhdimisht duke synuar përsosjen na çon drejt joreales. Shpesh presioni që vendosim për veten të “jemi të përsosur” na bën të vendosim presion mbi njerëzit e tjerë për çështjet e tyre.
Merrni Steve Jobs si një shembull. Ndërsa përsosmëria e tij e nxiti atë të krijonte disa nga produktet më ikonike në historinë e kohëve të fundit – zgjati gjithashtu kohën që duhej për të zhvilluar produkte dhe krijoi probleme me punonjësit. Si një sipërmarrës, tashmë e dini se nuk mund të përballoni zgjatjen e zhvillimit të produkteve apo shërbimeve tuaja.
- Zgjasni më shumë seç duhet kohën e realizimit
Ne tentojmë të llogarisim keq kohëzgjatjen që një detyrë e caktuar do për t’u përfunduar. Ne vlerësojmë që diçka do të marrë vetëm një orë, ndërkohë që ajo na merr afro dy orë. Ndonjëherë është e kundërta, por në asnjë mënyrë nuk korrespondon me orarin tonë të plotë. Çfarëdo që duhej bërë sot duhet të shtyhet deri nesër.
Nuk është gjithmonë e lehtë të përcaktohet se sa kohë do t’ju duhet për të përfunduar një detyrë – por zakonisht zgjat më shumë se sa mendoni. Idea më e mirë është që të mbani një regjistër kohor për të paktën një javë për të parë se si e kaloni kohën tuaj. Ju mund ta bëni këtë duke përdorur një program ose thjesht ta shkruani në një bllok.
- Pastrimi i përditshëm i hapësirës tuaj të punës
A do të thotë kjo që ju duhet të lini mbeturinat e ushqimit mbi tryezën tuaj? Sigurisht që jo. A duhet të merrni një skedar apo mjet dhe të mos e ktheni kurrë në vendin e duhur? Natyrisht që jo. E para është jo e shëndetshme dhe nëse nuk i ktheni sendet në vendin e tyre, do të shpenzoni më pas kohë duke kërkuar për to.
Është e pranueshme që të keni një rrëmujë të vogël rreth hapësirës tuaj të punës. Një studim zbuloi se një tavolinë e çrregullt mund të shkaktojë kreativitet. Pra, nëse nuk keni kohë, atëherë nuk ka nevojë të stresoni veten për një rrëmujë të vogël. Mund të lini një ditë në javë për të pastruar dhe organizuar hapësirën e punës.
- Punoni pa ndërprerje
Shumë sipërmarrës krenohen me veten se punojnë 24/7. Elon Musk, për shembull, dihet se punon 80 orë në javë. E vërteta është se të gjithë kanë nevojë për pushime për t’u rifokusuar dhe rikarikuar. Të punoni pa frenim është brutale për ju dhe për të gjithë të tjerët.
Bëni pushime të vazhdueshme sikur edhe vetëm një shëtitje 10 minuta, por përpiquni të shkëputeni plotësisht gjatë orëve jo zyrtare të biznesit. Ecni gjatë kohës që keni një telefonatë, lëvizni nëpër zyrë apo çdo gjë që ndihmon të jeni pak aktivë.
- Asnjëherë nuk gjeni sistemin e menaxhimit të kohës që funksionon për ju
Nuk ka një strategji apo truk të caktuar në lidhje me menaxhimin e kohës për të gjithë personat njësoj. Ajo që funksionon mirë për një sipërmarrës mund të mos jetë e mjaftueshme për ju.
Eksperimentoni me teknika të ndryshme të menaxhimit të kohës derisa të gjeni sistemin që funksionon më mirë për ju.
